Informationen zur Beantragung und Abrechnung von Finanzmitteln

Die Studierendenschaft verfügt im Jahr über ca. 50.000 – 100.000 €. Diese Mittel stehen zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft – und nur dafür – zur Verfügung. Die Verteilung der Mittel bestimmt der Haushaltsplan. Unter anderem der AStA, als auch die Fachschaftsräte verfügen über einen bestimmten Anteil. Bei den Haushaltsmitteln der Studierendenschaft handelt es sich um öffentliche Gelder, die sowohl unter der Aufsicht des Wirtschaftsprüfungsausschusses, wie auch der des Landesrechnungshofs stehen.

Die Verwaltung der Finanzen der gesamten Studierendenschaft wird vom Finanzreferat durchgeführt und von der Geschäftsstelle unterstützt. Die Finanzordnung der Studierendenschaft (Teil II der OdS) und Teil VI der Landeshaushaltsordnung bestimmen die Regeln nach der die Finanzen der Studierendenschaft verwaltet werden.

Diese Regeln sind auf dieser Seite zusammengefasst. Die Informationen richten sich an Mitglieder der Organe der Studierendenschaft, Förderprojekte im Rahmen der Projektförderung, sowie Beschäftigte im AStA und Café Lu.

Grundlagen

Für alle Einnahmen und Ausgaben gelten folgende Regeln:

  • Belegpflicht: Alle Ausgaben und Einnahmen sind zu belegen. Eine Rechnung, ein Kassenbon, ein Antrag auf Aufwandsentschädigung oder ein Stundennachweis gelten z.B. als Beleg.
  • Inventarisierungspflicht: Bewegliche Sachen ab einen Anschaffungswert von 100 € sind in das Inventarverzeichnis der Studierendenschaft aufzunehmen.
  • Vergleichsangebote: Anschaffungen über 150 € (inkl. UmSt und Lieferkosten, ohne Rabatte) benötigen drei Vergleichsangebote.
  • Rechtsgeschäftliche Erklärungen der Studierendenschaft können nur vom Vorstand des AStA abgegeben werden. Beispielsweise: Kaufverträge, Arbeits- oder Dienstleistungsverträge, Werkverträge, Abos oder Lizenzen, Kauf von Domains etc.
  • Bewirtungskosten- und Reisekostenzuschüsse sind nur bis max. 3 € / Person / Tag bzw. 15 € / Person / Tag (bei mehrtägigen Veranstaltungen) möglich.
  • Aufwendungen müssen sparsam und wirtschaftlich erfolgen.

(Diese ergeben sich aus insb. § 13 der Finanzordnung.)

Belege (Rechnungen, Kassenbons, etc.) müssen folgende Eigenschaften erfüllen, damit sie abgerechnet werden können:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. der Leistung
  • Rechnungsbetrag und Steuerbetrag
  • Ggf. Rechnungsnummer, Angaben zu Steuersatz, Steuernummer bzw. UmSt-ID

Haushaltsmitteln können nur zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft aufgewendet werden:

Eine finanzielle Beteiligung oder Kostenübernahme durch die Studierendenschaft ist nur dann möglich, wenn damit die Aufgaben der Studierendenschaft gem. § 2 der Ordnung der Studierendenschaft und ggf. die besonderen Aufgaben des jeweiligen Gremiums oder Projekts verwirklicht werden. Die Aufgaben der Studierendenschaft sind:

  1. Wahl der Vertreter/-innen für die Organe der verfassten Studierenden­schaft,
  2. die Mitwirkung bei der sozialen und wirtschaftlichen Selbsthilfe und die Vermittlung von entsprechenden Dienstleistungen für Studierende,
  3. Verwendung und Verwaltung der aus Beiträgen und Zuwendungen stammenden Gelder der Studierenden,
  4. im Bewusstsein der Verantwortung vor der Gesellschaft die Förderung der politischen Bildung der Studierenden,
  5. Unterstützung sportlicher und kultureller Interessen der Studierenden,
  6. die Pflege der Verbindung mit Studierendenorganisationen und Studierendenschaften anderer Hochschulen, auch überregional und international,
  7. Förderung der Integration ausländischer Studierender,
  8. Förderung der Zusammenarbeit mit anderen gesellschaftlichen Gruppen bzw. ihrer Organisationen im Rahmen der Aufgaben der Studierenden­schaft nach § 45 Absatz 2 BremHG,
  9. im Namen ihrer Mitglieder im Rahmen der Aufgaben nach § 45 Absatz 2 BremHG und dieser Grundordnung ein Mandat wahrzunehmen,
  10. besondere Unterstützung aller Studierenden, die Initiativen zur Interessenvertretung von Benachteiligten an der Hochschule bilden.

Siehe: § 2 der Ordnung der Studierendenschaft, sowie Bremischen Hochschulgesetz (BremHG).

Ablauf

Vorbereitung

Bevor eine Maßnahme, eine Anschaffung oder ein Projekt beginnen kann, müssen wir gründlich planen und die Kosten kalkulieren. Im Falle einer Projektförderung ist ein Projektförderungsantrag zu stellen. Die Mitglieder der Gremien sind berechtigt in ihrem jeweiligen Gremium einen Finanzantrag (F1) zu stellen. Das Gremium entscheidet ob die beantragte Maßnahme aus ihrem jeweiligen Budget finanziert werden soll und in welcher Höhe.

Ein beschlossener Finanzantrag (F1) ist vom Vorstand des jeweiligen Gremiums beim Finanzreferat einzureichen und wird dort geprüft und ggf. genehmigt. Bei einer Genehmigung werden die Mittel bis zum Ablauf der angegebenen Frist “reserviert”. Erst mit einer genehmigten Mittelfreigabe kann Geld verausgabt werden.

Ausgaben tätigen

Ausgaben (Aufwendungen) werden können dann geleistet werden, wenn die o.g. Grundlagen erfüllt sind und sie die Ziele und Bestimmungen der jeweilig genehmigten Maßnahme / Projektförderung erfüllen.

Für die tatsächliche Abrechnung bzw. Zahlung stehen grundsätzlich folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Auslagenerstattung, nachdem die Aufwendung bereits privat “vorgestreckt” wurden.

Hierfür werden ein Antrag auf Antrag auf Auslangenerstattung (F3), die Originalbelege (Kassenbon, Rechnung) angeheftet oder angeklebt, falls Kassenbon auf Thermopapier: Kopie des Kassenbons.

  • Bestellung auf Rechnung

Bei größeren Ausgaben und Anschaffungen von Inventarsachen ist es möglich direkt auf Namen und Rechnung der Studierendenschaft zu bestellen. Der Rechnungsbetrag wird direkt von der Studierendenschaft an den Lieferanten bzw. Dienstleister bezahlt.

Voraussetzung ist eine genehmigte Mittelfreigabe und eine korrekte Rechnung. Auf der Rechnung muss die Studierendenschaft bzw. der AStA als Rechnungs- und Leistungsempfänger angegeben sein.

Außerdem ist der Wareneingang bzw. die Abnahme der Dienstleistung schriftlich vom Auftraggeber zu bestätigen, z.B. durch einen Lieferschein.

  • Vorschuss

Wenn Projekte oder Maßnahmen eine Barzahlung bzw. Zahlung vor Ort (z.B. am Veranstaltungsort) erfordern und die Aufwendungen nicht privat “vorgestreckt” werden können, ist es möglich einen Vorschuss vom Finanzreferat zu beantragen. Ein solcher Vorschuss wird nur im Ausnahmefall und auf Grundlage eines vollständigen Antrags auf einen Vorschuss (F4) mit allen nötigen Anlagen genehmigt.

Geld einnehmen

Selbstverständlich kann die Studierendenschaft auch Geld einnehmen. Auch hier gilt: Jede Einnahme braucht einen Beleg. (siehe Grundsätze) Für Bareinnahmen gilt ein Kassenzählprotokoll (K1) als Beleg.

Einnahmen können z.B. Kostenbeteiligungen von Teilnehmer:innen einer Exkursion oder Veranstaltung sein. Einnahmen die im Rahmen vom Verkäufen von Waren oder durch das anbieten von Dienstleistungen entstehen sind möglicherweise umsatzsteuerpflichtig. Sprecht Einnahmen daher vorab mit dem Finanzreferat bzw. der Geschäftsstelle ab.

Zuwendungen von Dritten (Förderungen, Sponsoring, Spenden) gelten ebenfalls als Einnahme. Diese müssen ggf. durch den Studierendenrat genehmigt werden. (siehe § 11 OdS)

Spenden: Die Studierendenschaft kann Spenden entgegennehmen und ab 200 € auf Wunsch eine Zuwendungsbescheinigung ausstellen. Spenden sind Zuwendungen ohne Gegenleistung. Ein Verkauf gegen “Spendenempfehlung” oder Sponsoring sind keine Spenden.

Abrechnen

Jedes Projekt wird am Ende abgerechnet. Mit der Abrechnung gilt ein Projekt oder eine Maßnahme (finanziell) als abgeschlossen. Für die Abrechnung sind alle nötigen Belege einzureichen (siehe oben) und ggf. eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung zu erstellen.

Mit der Abrechnung fließen etwaige übrige Mittel wieder in das ursprüngliche Budget zurück.

Fehler entdeckt? Wir freuen uns über einen Hinweis per E-Mail.

Alle Formulare findest Du unter: asta.hfk-bremen.de/formulare.

Zuletzt geändert am: 8. August 2022